Evaluación documental

EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Asignar documentos maestros

En la primera opción del menú de módulo de Evaluación documental, aparece el listado de cuadros maestros asociados al lineamiento escogido. Se debe seleccionar un responsable para cargar los cuadros maestros; al hacer clic en uno de los cuadros de responsable, se despliega la lista de usuarios asociados a la evaluación, que tienen permisos de edición del submódulo de cuadros maestros.

Luego, se debe seleccionar la fecha máxima en la que se puede cargar el documento y finalmente se le hace clic en guardar.

Cuadros maestros

En la vista de cuadros maestros, se puede descargar la plantilla que está asociada al cuadro maestro y que se cargó desde administrar. Además, se puede adjuntar un archivo haciendo clic en el ícono con la flecha hacia arriba, seleccionando el documento y luego haciendo clic en guardar.

Si la fecha de vencimiento ya caducó, no se puede cargar el cuadro maestro.

Cuando se carga un documento, se habilita el botón de descargar adjunto, que aparece del lado derecho.

Si no ha seleccionado un responsable en Asignar documentos maestros, las opciones de carga de cuadros maestros o visualización no estarán habilitadas. Los usuarios con permisos al módulo verán solamente los cuadros maestros que tengan asociados a su usuario. Solo el administrador y el usuario de apoyo pueden ver la totalidad de los cuadros.

Criterios de evaluación documental

En este submódulo se definen los criterios que se tendrán en cuenta para calificar los documentos que se asignen a los aspectos de la evaluación. Note que en la parte superior se le recuerda el rango de la calificación.

Para agregar un criterio, se debe hacer clic en el más que aparece en la parte superior derecha de la tabla y se escribe el nombre del criterio y el peso. Recuerde que debe reorganizar el peso para que sume 100%.

Al momento de evaluar, la calificación final será el promedio de las calificaciones de cada criterio. Si se selecciona desactivar criterios se deberá, en evaluar documentos, escribir la calificación final sin tener en cuenta ningún criterio.

Asignar documentos

Al ingresar al submódulo de asignar documentos, se encuentra la lista de factores que componen la evaluación, al hacer clic se despliegan las características y al hacer clic en alguna característica se despliegan los aspectos.

Al frente de cada aspecto, aparece un botón de Asignar/ver documentos. Al hacer clic, se despliega una ventana donde aparece un botón de Agregar documento. Al hacer clic sobre este se despliega otra ventana con los nombres de todos los documentos creados en la institución, un buscador, la opción de agregar un nuevo documento haciendo clic en el + y la opción de seleccionar.

Al seleccionar, se cierra la ventana y aparece el nombre del documento en el recuadro que estaba abierto, con las opciones para seleccionar responsable de cargarlo y responsable de evaluarlo. Al hacer clic en responsable o en evaluador se despliega la lista de usuarios con permisos de edición para esos submódulos. Al terminar de seleccionar los usuarios, se debe hacer clic en guardar.

Al momento de dar guardar, el sistema envía correos electrónicos al evaluador y al responsable de cargar, notificándoles las tareas pendientes. Cuando un aspecto tiene asociado al menos un documento, el ícono de N.A. se transforma en un check.

Subir documentos

Al ingresar al submódulo de subir documentos, aparecerán los factores y características cuyo aspecto o aspectos tengan documentos asociados y deban cargarse. El administrador y los usuarios de apoyo podrán ver todos los aspectos, mientras que los usuarios responsables de cargar podrán ver solo los que tengan asignados.

Sobre cada aspecto, aparecerá un círculo rojo con un número que representa el total de documentos por subir dentro de ese aspecto; el círculo de la característica contará todos los documentos pendientes por cargar dentro de sus aspectos y el círculo del factor contará la cantidad de pendientes de todas sus características. Al subir el documento, el conteo disminuye y cuando no queda nada por cargar, los círculos desaparecen.

Si un mismo documento está asociado a diferentes aspectos, al momento de cargarlo en uno se refleja la carga en los otros aspectos y en los círculos rojos los pendientes disminuyen.

Para cargar un archivo se debe hacer clic en subir documento, se selecciona el documento a cargar y se guarda. Los archivos pueden ser de tipo jpg, docx , pdf, xlsx.

Si se quiere traer un documento que ya se cargó, se selecciona la lupa. Al momento de hacerlo se despliega un modal con los diferentes nombres de los documentos creados y el nombre del archivo que se cargó para ese documento. Se debe seleccionar el documento a cargar y se hace clic en agregar. Al hacerlo, el sistema precarga el documento seleccionado.

Igualmente, se puede agregar un comentario al documento haciendo clic en el ícono de comentario. Se escribe el comentario, se hace clic en guardar y se guardan los cambios en el botón de guardar en Acción.

Evaluar documentos

Al ingresar al submódulo de evaluar documentos, aparecerán los factores y características cuyo aspecto o aspectos tengan documentos asociados y cargados. El administrador y los usuarios de apoyo podrán ver todos los aspectos, mientras que los usuarios responsables de cargar podrán ver solo los que tengan asignados.

Sobre cada aspecto, aparecerá un círculo rojo con un número que representa el total de documentos por evaluar dentro de ese aspecto; el círculo de la característica contará todos los documentos pendientes por evaluar dentro de sus aspectos y el círculo del factor contará la cantidad de pendientes de todas sus características. Al evaluar el documento, el conteo disminuye y cuando no queda nada por evaluar, los círculos desaparecen.

Si un mismo documento está asociado a diferentes aspectos, al momento de evaluarlo en uno se refleja la nota en los otros aspectos y en los círculos rojos los pendientes disminuyen.

En el correo que le llega al encargado de evaluar un documento, se le recuerda la escala de calificación. Sin embargo, en caso de colocar un valor que no esté dentro de la escala el sistema le informará. Luego de calificar un documento se debe guardar para que los cambios se reflejen.

Al momento de hacer clic al botón de ver que aparece al lado de cada documento, se descargará el documento que tiene asociado.

Note que aparecen todos los criterios de evaluación que se definieron. Cuando se deshabilitan los criterios, aparece solo el campo de la calificación.

Descargar plantilla para asignación de documentos

Al hacer clic en descargar plantilla para asignación de documentos, se descarga en Excel la lista de factores, características y aspectos que contiene la evaluación.